Waarop letten bij je debiteurenbeheer inrichten?

Onder debiteurenbeheer valt het versturen van facturen, het controleren van de betalingen, het herinneren aan verlopen facturen en, indien betaling uitblijft, het contact opnemen. Hoewel dit taken zijn die je zelf kunt doen, zijn er ook bedrijven die een debiteurenbeheerder inschakelen. Waar je op moet letten bij het inrichten van het beheer van debiteuren en waarom bedrijven alsnog kiezen voor een partij voor debiteurenbeheer inschakelen, lees je in dit artikel.

Debiteurenbeheer effectief inrichten

Gebruik altijd goede software voor debiteurenbeheer. Van deze software mag je verwachten dat herinneringen automatisch verzonden worden, debiteuren periodiek op kredietwaardigheid gecontroleerd worden en dat er goede rapportage is. Onderstaande alinea’s gaan dieper hierop in.

Voorkomen is beter dan genezen

Misschien ken je de uitdrukking wel ‘zachte heelmeesters maken stinkende wonden’. Bij debiteurenbeheer geldt dit zeker. Met een kredietcheck voor debiteuren weet jij vooraf wat de kans is dat een bedrijf niet aan zijn betaalverplichting kan voldoen. Hierdoor kun je alsnog een levering van producten laten plaatsvinden of een dienst verlenen, maar kun je vooruitbetaling eisen of betaling in termijnen afspreken. 

Een strak debiteurenbeheer hanteren

Om een beeld te krijgen van hoe een goed beheer van debiteuren is ingericht, lees je de volgende punten. Onderdelen van een strak debiteurenbeheer zijn:

  1. Direct factureren na afronding van de dienstverlening of levering van de producten.
  2. Herinneren op de dag dat de factuur verlopen is.
  3. Direct een aanmaning versturen wanneer er niet gereageerd wordt op de herinneringen en eventueel daarna een incassobureau inschakelen.
  4. Inzicht houden in hoe groot openstaande posten zijn en bij welke debiteuren het zwaartepunt ligt.
  5. Taken formuleren die handmatig opgepakt moeten worden.

Blijf in contact met een debiteur

Je kunt van een incassobureau of debiteurenbeheer bedrijf leren hoe zij te werk gaan met debiteuren die niet betalen. Ze blijven vriendelijk, maar maken duidelijke afspraken. Deze afspraken stellen ze altijd op schrift en controleren ze op naleving. Tijdens het gehele traject houden ze contact met de debiteur. Jij kunt dit zelf ook doen. Wanneer iemand niet betaalt, vraag dan altijd naar de reden. Zo voorkom je dat iemand ontevreden is waardoor er niet betaald wordt, maar je ook nog kans hebt op een slechte recensie. Ben jij niet goed in het contact houden of in deze kant van ondernemerschap? Schakel dan een partij voor debiteurenbeheer in. Vaak kan je voor een vast bedrag per maand volledig ontzorgd worden.

Debiteurenbeheerder inschakelen

Bij het inrichten van je beheer is een incassobureau een essentieel onderdeel. Je kunt alvast naar incassobureau zoeken, ook wanneer je nog geen facturen hebt die je wilt overdragen. Veel incassobureaus treden ook op als debiteurenbeheerder en veel debiteurenbeheerders werken samen met incassobureaus en deurwaarders. Zeker wanneer je meer debiteuren hebt, is zo’n samenwerking met deze partijen erg handig. Vaak zijn de kosten flexibel en kun je een pakket afnemen dat past bij de grootte van je bedrijf. Zo is vanaf het begin je beheer goed inrichten haalbaar. Als startende ondernemer is dit ook een manier om het ondernemen leuk te houden. Veel ondernemers zien op tegen de administratieve kant, terwijl er voldoende mogelijkheden zijn om dit uit te besteden of om dit zelfs leuk te maken.

Genieten van zorgeloos ondernemerschap

Een goed debiteurenbeheer inrichten, kan ook in de vorm zijn van uitbesteden. Overweeg deze optie en bekijk wat je voordelen zullen zijn. Naast dat jij je kunt focussen op ondernemen, vergroot dit de kans op een snelle betaling van jouw facturen. Een gezonde cashflow kan een snellere groei betekenen of meer zekerheid. Tel uit je winst dus!

Laat een reactie achter

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *